Наставничество в адаптации персонала: преимущества и 5 шагов внедрения в компанию

Современная экономическая обстановка в стране стала причиной установившегося кадрового голода на рынке труда. Это привело к тому, что компании готовы принимать на вакантные должности специалистов с недостатком опыта и квалификации. Восполнение этих «пробелов» осуществляется на рабочем месте, непосредственно при выполнении трудовых обязанностей.

Реализация такой задачи происходит благодаря наставничеству. Это метод обучения, предусматривающий передачу знаний и опыта от более опытного сотрудника, который выступает в роли наставника, новичку.

Такой подход ускоряет адаптацию нового сотрудника к новым условиям работы и компании в целом, превращает его в специалиста, который соответствует всем требованиям организации и может принимать участие в достижении стратегических бизнес-целей.

Расскажем подробнее о системе наставничества для адаптации нового персонала, особенностях и преимуществах этого метода, а также возможностях внедрения.

Что такое наставничество?

Наставничество в корпоративной среде – процесс, который предусматривает помощь более опытного и знающего сотрудника новичку в приобретении навыков, необходимых для выполнения рабочих обязанностей. Суть такого мероприятия – не только в передаче знаний и развитии профессиональных навыков, но и в оказании психологической поддержки, очень важной на этапе адаптации. Благодаря наставничеству новые сотрудники быстрее адаптируются к рабочему месту, вливаются в коллектив, знакомятся с корпоративной культурой.

Сотрудник, назначенный наставником, вводит новичка в курс дела, объясняет, как все устроено, отвечает на возникающие вопросы, мягко указывает на ошибки и подробно разбирает их, чтобы в дальнейшем подобного не возникало.

Наставничество в организации преследует следующие цели:

1. Повышение качества подготовки сотрудников, которые недавно заняли должности в компании. Новички, работающие в паре с более опытными коллегами, учатся и приобретают нужные навыки гораздо быстрее. Наставник следит за правильностью выполнения работы и минимизирует вероятность ошибок.
2. Снижение «текучки» кадров на испытательном сроке. Нередко новички сталкиваются со стрессом из-за другой обстановки, массива должностных обязанностей и требований. На этапе стажировки они могут отказаться от дальнейшего трудоустройства. Чтобы минимизировать такие риски, к новому сотруднику прикрепляют опытного наставника. Доказано, что это значительно уменьшает уровень стресса стажеров, позволяет им быстрее влиться в коллектив и качественно справляться с трудовыми обязанностями.
3. Сокращение сроков адаптации на новом месте. Более опытный сотрудник, который помогает новичку, ускоряет процесс вхождения в новую должность.
4. Повышение вовлеченности сотрудников. Опытный наставник может «зажечь» новичков, побудить их к активной деятельности. Когда сотрудник осознает, что он важен для компании, он становится ее неотъемлемой частью, стремится к качественному выполнению задач для достижения стратегических бизнес-целей.
5. Повышение производительности труда. Обучение новых кадров – трудоемкий и долгий процесс, который может замедлять работу. Помощь наставника позволяет новичку работать в не столь медленном темпе. Кроме того, контроль опытного коллеги позволяет сократить ошибки на рабочем месте до минимума, что исключает крупные финансовые потери.

Грамотная организация наставничества позволяет в кратчайшие сроки интегрировать новичка в коллектив и рабочие процессы.

Кто такой наставник и в чем заключаются его функции?

Наставник – опытный сотрудник компании, которого прикрепляют к новичку с целью помочь ему быстрее освоиться на рабочем месте, научить эффективно работать и влиться в коллектив. Он делает все для того, чтобы работник как можно быстрее начал выполнять свои обязанности самостоятельно, без посторонней помощи и подсказок.

В качестве наставника рассматривают тех, кто обладает определенными качествами и способностями. Им может стать человек, у которого есть:

1. Искреннее желание обучать, передавать знания. Если такого качества нет, успешного обучения не получится.
2. Терпение и эмпатия. Важно, чтобы наставник внимательно относился к новичку, не раздражался из-за допущения ошибок, помогал ему преодолевать возникающие трудности.
3. Умение вдохновлять. Хороший наставник дает своему ученику стимул, «зажигает» его. На этапе стажировки важно привить и сохранить желание учиться новому и развиваться в своей деятельности. Оптимально, если наставник поможет новичку поверить в свои силы.
4. Развитые коммуникативные навыки. Это поможет опытному сотруднику выстраивать эффективные взаимоотношения с подопечным, выслушивать его, давать обратную связь.
5. Глубокое знание своей области. Наставник должен быть экспертом в сфере своей деятельности, иначе он не сможет передать ученику необходимый объем знаний.
6. Умение адаптироваться к индивидуальным особенностям подопечных. Важно учитывать, что у каждого человека свой темп обучения, приобретения навыков. Исходя из этого, важно подбирать подходящие методы для работы с тем или иным человеком.

Опытный коллега, назначенный наставником, выполняет следующие функции:

• ускоряет процесс адаптации новичка к новым условиям работы;
• знакомит стажера с корпоративной культурой, миссией и целями компании;
• подробно рассказывает новичку о его должностных обязанностях;
• передает подопечному профессиональные знания, обучает навыкам;
• помогает в решении сложных задач;
• обеспечивает поддержку, снижает уровень стресса сотрудника;
• оценивает деятельность сотрудника, предоставляет ему обратную связь.

По результатам работы наставник составляет отчеты для руководителя, в которых описывает успехи новичка, темпы освоения им профессии.

В каких компаниях применяется система наставничества?

Наставничество требуется в компаниях и организациях, где необходимо поддерживать преемственность знаний, ускорять процессы обучения и передачи опыта, который невозможно отобразить в формальных инструкциях.

Помощь опытного коллеги требуется, если в компании или организации:

• реализуются сложные рабочие процессы, а изменения происходят очень быстро;
• не предусмотрено специализированное обучение, и введение новых сотрудников в курс дела осуществляется непосредственно на рабочем месте;
• есть текучесть кадров, требующая быстрого знакомства новичков с должностными обязанностями;
• необходимо подготовить замену сотрудников, которые планируют увольняться или уходить на пенсию.

Перед тем, как приступить к внедрению системы наставничества, нужно убедиться, что в компании есть все необходимые для этого ресурсы.

Преимущества наставничества, польза этой системы для компании

Формирование и реализация наставничества в компании или организации при правильном подходе обеспечивает ряд преимуществ. Это:

• низкая себестоимость процесса – наставничество на рабочем месте не требует значительных финансовых вложений;
• повышение производительности труда, что обеспечивает рост прибыли;
• быстрая и эффективная адаптация стажера (это повышает вероятность того, что сотрудник останется в компании, и в ближайшее время больше не придется закрывать вакансию) – согласно статистике, этот срок при наличии наставника сокращается с 6-8 до 2-3 месяцев;
• повышение лояльности новичка к компании – наличие внимательного, опытного и терпеливого наставника дает сотруднику уверенность в том, что он важен и может занять достойное место в существующей системе;
• уменьшение количества ошибок при выполнении рабочих процессов новичками;
• формирование системы передачи опыта в компании – преемственность обеспечивает быстрое замещение вакантных должностей, благодаря чему простои в бизнесе исключаются.

Система наставничества позволяет сохранить уникальную экспертизу в рамках компании. В каждой организации есть люди, которые знают различные важные нюансы и тонкости, незаметные на первый взгляд. Это может быть информация о том, как договориться с трудным клиентом, или о подводных камнях проектов. Наставник становится уникальным проводником таких ценных знаний, обеспечивает их непрерывность, передавая новичку, который в дальнейшем тоже может стать наставником и передать их ученику.

Недостатки и ограничения наставничества

Система наставничества имеет некоторые недостатки, большинство из которых связано с механизмом ее внедрения. К ним относят следующее:

1. Необходимость доносить важность наставничества до учеников. Многие новички, несмотря на очевидность такой системы, считают ее ненужной и необязательной. Важно правильно преподнести ценность такого взаимодействия.
2. Невозможность применения к некоторым компаниям. Наставничество предполагает практически постоянный контакт между опытным сотрудником и стажером: новичку необходимо уделять внимание, отвечать на его вопросы, оказывать помощь. В небольших организациях с ограниченным количеством работников на это может просто не хватать времени из-за слишком большого количества задач. При таких условиях потребуется подбирать и использовать другие методы адаптации новичков.
3. Риск того, что наставник и его подопечный не сработаются из-за разных взглядов, что приведет к конфликту. Также может произойти ситуация, в которой опытный коллега не сможет проявить достаточно терпения либо принять темп обучения новичка.
4. Риск навязчивого контроля. Если наставник переусердствует, он может заострять внимание на мелких недочетах, которые можно было бы упустить и вместо этого сконцентрироваться на системных ошибках. Избыточный контроль и придирчивость могут стать дополнительной причиной стресса сотрудника на новом рабочем месте и стать причиной его отказа от должности.
5. Вероятность сильной зависимости подопечного от наставника. Иногда стажер слишком привыкает к тому, что опытный коллега постоянно рядом и, вместо того, чтобы стремиться к самостоятельности, постоянно ждет помощи. Даже после того, как стажировка завершается, новичок продолжает обращаться за содействием к наставнику.

Перед тем, как внедрить систему наставничества, нужно тщательно продумать ее структуру, оценить достаточность ресурсов для реализации, и решить, возможен ли такой подход в конкретной компании. Иногда этот способ адаптации не подходит, и требуется использовать другой (например, обучение или тренинг).

Компоненты наставничества

Наставничество – это сложная система, которая состоит из нескольких взаимосвязанных компонентов. Такая структура обеспечивает интеграцию подхода в общую стратегию развития персонала и его соответствие бизнес-целям.

Программа наставничества, которая обеспечит хорошие результаты, обязательно включает следующее:

1. Четкая методология подбора наставника. Важно помнить, что далеко не каждый сотрудник, даже если у него богатый профессиональный опыт, может стать хорошим учителем на рабочем месте. Значение имеют и некоторые личностные качества, без которых процесс обучения не даст результата (умение объяснять, эмпатия, терпеливость). Именно поэтому важно подготовить критерии, с помощью которых будут отбираться кандидаты на должность наставника.
2. Система обучения наставников. После определения критериев соответствия должности наставника необходимо разработать программу, на которую нужно ориентироваться при передаче знаний и опыта.
3. Четко поставленные цели внедрения наставничества. Они должны перекликаться с задачами и приоритетами бизнеса. Цели могут быть разными: помимо ускорения адаптации новичков, это повышение вовлеченности сотрудников, улучшение командного взаимодействия, укрепление корпоративной культуры и т.д.
4. Сформулированные стандарты наставничества. Речь идет о правилах и этапах реализации наставничества. С ними необходимо заранее ознакомить и наставников, и их подопечных. Стандарты предусматривают частоту встреч и их продолжительность, сроки взаимодействия (например, 3-6 месяцев), регулярность обратной связи.
5. Механизмы мотивации. Важно разработать материальные и нематериальные стимулы опытных сотрудников, которые будут заниматься обучением кадров, а также способы их поощрения. Этот компонент нельзя игнорировать, так как обучение новых кадров требует много времени и усилий. Сотрудник должен видеть, что его заслуги за эту деятельность ценят и поощряют.

Очень важный момент: наставничество должно быть тесно связано с другими HR-процессами (системами карьерного продвижения, оценкой компетенций, формированием резерва кадров).

Модели наставничества

В компаниях используют 5 моделей взаимодействия между опытным сотрудником и новичком, который занял вакантную должность. Это:

Традиционный формат «1 на 1»

Это индивидуальная форма взаимодействия, к которой прибегают чаще всего. За одним наставником закрепляют одного подопечного, они взаимодействуют очно, то есть в офлайн-формате, в процессе выполнения работы. Сроки наставничества ограничиваются определенным периодом (например, 3,6 или 9 месяцев).

Преимущество традиционной модели – возможность передачи новому сотруднику комплекса знаний и навыков. Для этого подбирают сотрудника-эксперта, который обладает глубокими познаниями в своей отрасли.

Краткосрочное (целеполагающее) наставничество

Такая модель предусматривает периодические встречи опытного коллеги и нового сотрудника по заранее составленному графику. Во время встреч ставят конкретные цели, ориентированные на краткосрочные результаты. За период между встречами по графику подопечный должен приложить все необходимые усилия для того, чтобы достичь поставленных целей.

Такой вариант взаимодействия подойдет только в том случае, если новичок уже имеет опыт подобной работы, и его адаптация может быть частично переведена в область саморазвития.

Групповое наставничество

Эта модель предусматривает взаимодействие между наставником и сразу несколькими новенькими в компании, которых нужно обучить одинаковым навыкам. Такой формат чаще всего реализуется в виде тренингов, инструктажей, семинаров. Для группового наставничества заранее разрабатывают программу, которой следуют учитель и его ученики.

Скоростное обучение

Данный формат предусматривает однократные встречи начинающих специалистов с опытными сотрудниками. В их рамках предоставляется сразу большой объем информации, которая связана с работой и будет полезна при ее выполнении. Также наставник дает инструкции о том, к кому можно обратиться за помощью или советом при возникновении затруднений. Однократные встречи помогают сформировать цели индивидуального развития сотрудников, совершить обмен мнениями.

Онлайн-наставничество

Это любой вид сотрудничества (индивидуальный, групповой), который отличается только формой взаимодействия: общение происходит не в очном формате, а с помощью мессенджеров, видеоконференций и различных цифровых ресурсов. Сотрудник самостоятельно обращается за помощью к наставнику через перечисленные источники связи.

Выбор формата взаимодействия между опытным специалистом и новичком определяется в каждом случае индивидуально. На него влияют такие факторы, как специфика организации, должность сотрудника и уровень его ответственности.

Основные этапы внедрения системы наставничества в бизнесе

Чтобы успешно запустить взаимодействие между учителем и учеником в компании, нужно совершить несколько последовательных шагов. Это:

Определение целей наставничества

Этот этап очень важен, так как позволяет определить приоритеты наставничества, сформировать критерии их оценки, а также разработать пошаговый план реализации. Наставничество может преследовать одну или сразу несколько целей. При их постановке отталкиваются от стратегических задач бизнеса.

Подбор наставников и распределение нагрузки на них

Наставников подбирают с учетом подготовленных критериев. Если специалист соответствует им, то его утверждают в этой должности с личного согласия. Нужно подсчитать, сколько новичков приходит в компанию, и определить нужное количество наставников. Их общее число зависит от форматов наставничества (индивидуальный, групповой, скоростной). Важно не перегружать опытных специалистов, чтобы не снизить их мотивацию.

Составление программы наставничества

В программе перечисляют обязанности наставника, определяют сроки его взаимодействия с новичками, форматы проверки знаний и умений. Ее структурируют, выделяя несколько блоков: обучение, аттестация, испытательный срок самостоятельной работы. Этой программе нужно четко следовать.

Сбор обратной связи

Во время обучения необходимо получать обратную связь и от учителя, и от ученика. Это необходимо, чтобы оперативно реагировать на форс-мажорные ситуации (например, если наставник и новичок не сошлись характерами, и нужно назначить нового специалиста для обучения).

Реализация мотивационных программ

Специалистов, которые занимаются наставничеством, необходимо поощрять. Это не только материальные, но и нематериальные стимулы. Они необходимы для того, чтобы наставник не выгорел и осознавал, что его деятельность является важной, ценится руководством и коллегами.

Оценка эффективности наставничества

Перед внедрением системы обучения новичков необходимо разработать систему для оценки ее эффективности. Для этого проводят опросы или тестирование стажеров, наблюдают за работой новых сотрудников после завершения наставничества.

Если успешно реализовать все перечисленные этапы, можно повысить производительность компании и улучшить ее бизнес-результаты в сжатые сроки и без значительных финансовых вложений.

Как оценить эффективность наставников при помощи Jinn?

Чтобы понять, насколько эффективно наставники справляются с возложенными на них задачами, можно воспользоваться онлайн-сервисами. Например, платформа Jinn предлагает автоматизированные методы сбора обратной связи с максимально полными отчетами и выводами.

Для оценки деятельности наставников можно воспользоваться онлайн-опросами, которые можно создать и запустить здесь https://jinn.ru/surveys/. Важное преимущество, которое предоставляет эта платформа, – возможность анонимного анкетирования. Это повышает вероятность того, что ответы будут правдивыми и искренними.

По результатам проведенных вопросов автоматически формируется отчет и направляется руководителю или HR-специалисту.

Резюме

Система наставничества позволяет ускорить адаптацию новых сотрудников в коллектив и темпы их погружения в работу с минимальными вложениями. Чтобы она работала правильно и давала нужные результаты, необходимо тщательно продумать структуру и поэтапно внедрить в компанию. Эффективность наставников стоит проверять с помощью опросов или анкетирования членов команды.